Làm thế nào để trở thành người lập kế hoạch tốt
hơn
Đã bao giờ bạn thấy mình đang
nghĩ: “Tôi không nghĩ mình có đủ thời gian cho việc này!” hoặc “Tại sao tôi
luôn chậm trễ trong kế hoạch của mình?” Nó giống như một vòng lặp không bao giờ
kết thúc của việc đặt ra các mục tiêu, không đạt được mục tiêu và sau đó gãi đầu
băn khoăn.
.jpg)
Bằng chứng cho thấy cái gọi là sai lầm khi lập
kế hoạch này là một trục trặc phổ biến. Bạn dễ dàng nhận thấy nó trong các cơ sở
giáo dục, nơi mà cả người dạy và người học đều vấp phải nó. Đi sâu vào thế giới
công nghệ: chỉ một phần ba số dự án sẽ hoàn thành đúng hạn. Trong khi đó, trung
bình, thiết kế công nghiệp mất nhiều thời gian hơn gấp 3,5 lần so với dự kiến.
Và thậm chí đừng nói đến các nhà văn - gần 90% trong số họ chậm trễ về mặt thời
gian với bản thảo của mình.
Vì vậy, đây là thỏa thuận: Nếu bạn thực sự
nghiêm túc trong việc nâng cao trò chơi lập kế hoạch của mình, đã đến lúc tránh
xa sai lầm khi lập kế hoạch. Hãy tìm hiểu làm thế nào.
Vạch trần các sai lầm về kế hoạch
Daniel
Kahneman và Amos Tversky, hai người khổng lồ trong lĩnh vực tâm lý học và kinh
tế học hành vi đã cho chúng ta biết về một cái bẫy nhận thức lén lút:
Trong một
bài báo năm 1979, họ chỉ ra rằng con người chúng ta có một thói quen kỳ lạ.
Khi nghĩ về tương lai, thay vì logic và phân tích, chúng ta thường dựa nhiều
vào trực giác của mình.
Trực giác của
chúng ta không phải lúc nào cũng đúng. Những sai lầm chúng ta mắc phải? Không
chỉ là những lần trượt ngẫu nhiên. Chúng tuân theo một khuôn mẫu, bộc lộ những
thành kiến cố hữu của chúng ta.
Lấy việc lập
kế hoạch làm trọng tâm, Kahneman và Tversky nhấn mạnh đến một trục trặc thường
xuyên xảy ra. Hãy nghĩ về các nhà khoa học và nhà văn. Họ đã trễ hạn nhiều lần
đến mức không thể đếm được, nhưng họ vẫn thường lặp lại những sai lầm ngớ ngẩn
về lịch trình tương tự. Sự tính toán sai lầm lặp đi lặp lại và gần như có thể
đoán trước này được họ gọi là sai lầm khi lập kế hoạch.
Chuyển sang
năm 2003, Kahneman đã cải tiến khái niệm này. Ông cho rằng sai lầm khi lập kế
hoạch không chỉ liên quan đến thời gian mà còn liên quan đến chi phí, rủi
ro và phần thưởng từ hành động của chúng ta . Về bản chất, chúng ta mắc
phải hai sai lầm ngớ ngẩn chính: chúng ta hơi quá lạc quan về việc mọi việc sẽ
diễn ra như thế nào và hơi coi thường những trở ngại mà chúng ta có thể gặp phải.
Nói một cách
đơn giản, ngụy biện trong việc lập kế hoạch có nghĩa là chúng ta thường đoán
sai về thời gian thực hiện và chi phí của một việc gì đó, trong khi vẫn bỏ qua
những rủi ro tiềm ẩn.
Nếu bạn bị mắc
vào cái bẫy này, bạn có thể đang gặp phải vấn đề say:
·
Ngân sách
quá ít tiền mặt (hoặc quá ít nguồn lực).
·
Dự kiến quá
ít thời gian.
·
Và tin tưởng
quá mức các đặc quyền, lợi thế hiện có và không lường hết rủi ro
·
Và trong quản
lý dự án, đó là công thức dẫn đến sự hỗn loạn.
Một ví dụ cổ điển về sai lầm lập kế hoạch
Hãy tạm gác
lý thuyết sang một bên và tìm hiểu một câu chuyện đời thực thể hiện sự sai lầm
khi lập kế hoạch – Nhà hát Opera Sydney. Đúng vậy, ngay cả những dự án lớn
nhất cũng có thể trở thành nạn nhân của sai lầm khi lập kế hoạch.
Trở lại năm
1957, khi bản thiết kế chỉ là một giấc mơ trên giấy, chính phủ Úc đã đưa ra một
số số liệu. Họ dự đoán kiệt tác này sẽ có giá khoảng 7 triệu đô la Úc và sẽ sẵn
sàng hạ màn vào năm 1963. Có vẻ hợp lý phải không?
Vâng, mức
giá thực tế để biến điều kỳ diệu này thành hiện thực? Một con số đáng kinh ngạc
là 102 triệu USD! Gấp hơn 10 lần ước tính ban đầu.
Và thay vì mốc
thời gian 4 năm mà họ mong đợi, việc xây dựng kéo dài hơn 14 năm dài, bắt đầu từ
năm 1959. Đến cuối thời gian đó, hơn 10.000 công nhân xây dựng đã đổ mồ hôi và
kỹ năng của mình vào dự án.
Những thủ phạm đằng sau sự sai lầm trong kế hoạch
Chúng ta hãy
đi sâu vào chi tiết của sai lầm lập kế hoạch. Điều gì đã dẫn đến những sai lầm
trong việc lập kế hoạch này? Chúng là những tư duy sai lầm đã đánh lừa nhận
thức và quyết định của chúng ta.
Tư duy lạc quan “Mọi thứ đều màu hồng”
Bạn có bao
giờ nghĩ mình là người làm bánh giỏi nhất thế giới hay vua đỗ xe? Đó là khuynh
hướng lạc quan trong công việc.
Con người
chúng ta là một nhóm tự tin. Trên thực tế, 93% người Mỹ thực sự tin rằng họ có
thể lái hầu hết những người khác trên đường; 90% giáo viên tin rằng họ
đang dạy những thần đồng. Sự thật là, theo thống kê, phần lớn chúng ta
không thể ở trên mức trung bình. Tuy nhiên, bộ não của chúng ta thích nghĩ rằng
bất cứ thứ gì chúng ta chạm vào đều biến thành vàng và mọi nhiệm vụ đều chắc chắn
thành công.
Tư duy “ấn tượng đầu tiên”
Chúng ta có
xu hướng dễ tin vào thông tin đầu tiên chúng ta nghe được
Giả sử bạn
đang bán nhà và lời đề nghị đầu tiên thấp hơn nhiều so với mức giá dự kiến của
bạn. Vì Lời đề nghị đầu tiên này in sâu vào tâm trí bạn hơn bình thường, làm
sai lệch nhận thức của bạn về giá trị thực sự của ngôi nhà.
Tương tự như
vậy, khi ai đó nói, “Này, dự án này sẽ mất nhiều thời gian thế này,” điều này sẽ
in vào đầu chúng ta, khiên bất cứ thông tin nào khác cũng sẽ bị mờ nhạt.
Tư duy “tin vào những ý kiến đồng quan điểm"
Khi đã quyết
định, chúng ta có xu hướng chọn lọc những thông tin có nội dung: "Đúng, bạn
hiểu đúng!" Chúng ta bị thu hút bởi những thứ phản ánh niềm tin của chúng
ta và lạnh lùng bỏ qua bất cứ thứ gì không giống như vậy.
Nó giống như
việc chỉ đọc những bài báo hét lên: “Tôi đồng ý với bạn!” trong khi ném đi phần
còn lại. Đây cũng là lý do tại sao mọi người theo đuổi những nguồn tin tức ủng
hộ quan điểm của họ.
Tư duy “Đã ở đó, Đã thấy Cái đó”
Cuối cùng
nhưng không kém phần quan trọng, sự thiên vị này khiến chúng ta dựa vào những lối
tắt tinh thần để đưa ra những đánh giá nhanh chóng. Chúng ta có những bức ảnh
chụp nhanh trong đầu – những khuôn mẫu, nếu bạn muốn – về đủ thứ.
Tìm ai đó hoặc
điều gì đó phù hợp với hình ảnh trong đầu của chúng ta? Bộ não của chúng ta kêu
lên: “Aha! Tôi đã từng thấy điều này trước đây!” và rồi chúng ta đánh giá dựa
trên bức tranh có sẵn đó, bỏ qua những chi tiết độc đáo của tình hình hiện tại.
Vì vậy, câu
hỏi là làm cách nào để tránh những tư duy này và lập kế hoạch thông minh hơn?
Vậy làm thế nào để tránh sai lầm và trở thành người lập kế hoạch tốt hơn?
Bây giờ bạn đã biết điều gì đang
khiến mình vấp ngã, hãy trang bị cho mình một số kiến thức sau để tránh cạm bẫy
khi lập kế hoạch.
1. Ít lạc quan hơn, Thực tế hơn
Này, đừng hiểu lầm tôi. Một chút lạc quan là
tuyệt vời. Đó là sự khích lệ nhỏ trong bước đi của chúng tôi. Nhưng hãy nhớ khi
bạn cực kỳ chắc chắn rằng mình sẽ học chơi ghi-ta vào cuối tuần? Và đến thứ
Hai, tất cả những gì bạn gặp phải là những ngón tay đau nhức? Đó là điều mà sự
lạc quan quá mức có thể gây ra cho kế hoạch của chúng ta.
Khi vạch ra một dự án mới, điều khôn ngoan là
bạn nên bỏ cặp kính màu hồng đó đi một chút. Đó không phải là việc trở thành một
người hay phản đối mà là một nhà tư tưởng thông minh. Thay vì mơ mộng về đích, hãy
nghĩ tới những gập ghềnh và khúc cua trên đường đi .
Bắt đầu hỏi những câu hỏi không mấy vui vẻ
nhưng lại cực kỳ quan trọng. “Điều gì có thể làm kẹt bánh răng của chúng ta?”
hoặc “Có chi phí nào đang ẩn nấp mà chúng ta chưa phát hiện ra không?”
Ví dụ: nếu bạn đang lên kế hoạch ra mắt một sản
phẩm hoành tráng, đừng chỉ tập trung vào sự kiện hào nhoáng. Còn về khả năng chậm
trễ trong giao hàng, hay vấn đề khác không…
Bằng cách cân bằng sự nhiệt tình của bạn với
một chút thận trọng, bạn đang chuẩn bị cho mình một hành trình suôn sẻ hơn. Nó
giống như việc mang theo một chiếc ô để đi dã ngoại. Hy vọng rằng bạn sẽ không
cần nó, nhưng nếu trời mưa, bạn sẽ không phải là người phải tìm nơi trú ẩn!
Hãy để sự lạc quan là nhiên liệu của bạn và
chủ nghĩa hiện thực là bản đồ của bạn. Họ là
2. Phương pháp LEGO: Nghĩ về từng khối và chia nhỏ mọi thứ
Bạn đã bao giờ thử ngấu nghiến cả chiếc bánh
trong một lần chưa? Rất có thể, đó không phải là ý tưởng tốt nhất. Nhưng khi bạn
cắt nó ra từng miếng một thì thật là thích thú.
Logic tương tự cũng áp dụng cho các dự án của
bạn. Đảm nhận một nhiệm vụ khổng lồ có vẻ quá sức (và hơi phi thực tế), nhưng
có điều kỳ diệu trong việc
chia nhỏ mọi thứ .
Hãy tưởng tượng bạn đang tổ chức một sự kiện
cộng đồng. Thay vì chỉ nói: “Hãy tổ chức sự kiện tuyệt vời nhất trong hai
tháng”, hãy bắt đầu với phương pháp LEGO. Hãy suy nghĩ về các khối, hãy nghĩ về
những cột mốc quan trọng.
Đầu tiên, hãy xác định chủ đề sự kiện. Sau
khi đã chuẩn bị xong, hãy tìm ra địa điểm. Bạn đã sắp xếp xong chưa? Chuyển
sang tiếp cận với các diễn giả hoặc người biểu diễn tiềm năng.
Bằng cách phân chia dự án thành các phần vừa
phải, bạn có thể phân bổ các mốc thời gian cụ thể, đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều
nhận được sự quan tâm xứng đáng.
Bây giờ, mỗi cột mốc đóng vai trò
như một điểm kiểm tra. Bạn đã đóng đinh đúng giờ chưa? Tuyệt vời, hãy vỗ nhẹ
vào lưng bạn! Chạy đằng sau người khác? Đừng lo lắng, bạn đã biết rõ nơi cần tập
trung và điều chỉnh.
Vì vậy, lần tới khi bạn có một dự án lớn sắp
diễn ra, đừng để bị lạc trong sự rộng lớn của nó. Cắt nó. Xúc xắc nó. Hãy ăn mừng
mỗi chiến thắng nhỏ và trước khi kịp nhận ra, bạn sẽ có một chiếc bánh dự án
thành công được nướng hoàn hảo. Chiếc bánh có thể là một phép ẩn dụ, nhưng
thành công thì sao? Ồ, đó là sự thật.
3. Đi sâu vào Kho dữ liệu (Tìm kiếm thông tin từ các dự án tương tự)
Hãy tìm kiếm lịch sử của các dự án tương tự
trong quá khứ và đừng chỉ lướt qua bề nổi. Lặn sâu. Phân
tích không chỉ những chiến thắng mà còn cả những phần lộn xộn -
sự chậm trễ, những trở ngại bất ngờ, những khó khăn về ngân sách.
Ví dụ: nếu bạn sắp tung ra bản cập nhật phần
mềm mới, đừng chỉ dựa vào dòng thời gian lý tưởng của mình. Nhìn lại các bản cập
nhật trước đó. Việc thử nghiệm thực sự mất bao lâu? Có lỗi nào xuất hiện không?
Khách hàng có bị nhầm lẫn không? Bằng cách nghiên cứu toàn bộ kết quả của các dự
án trước đây, bạn sẽ xây dựng kế hoạch của mình thành hiện thực chứ không chỉ
là sự lạc quan.
Dữ liệu trong quá khứ là la bàn của bạn. Nó
giúp bạn điều hướng vùng nước âm u của việc lập kế hoạch, giúp bạn thoát khỏi
những tảng băng trôi lén lút được gọi là 'những điều bất ngờ bất ngờ'.
4. Có thêm góc nhìn mới
Hãy hình dung thế này: Bạn đã nhìn chằm chằm
vào một câu đố hàng giờ liền. Bạn chắc chắn rằng mảnh đó vừa vặn ở đó, nhưng nó
không khớp vào. Sau đó, một người bạn đi ngang qua, liếc nhìn nó và bam! Họ
phát hiện ra động thái rõ ràng mà bạn đã bỏ lỡ. Tại sao? Bởi vì họ có một quan
điểm mới mẻ, không còn gánh nặng sau hàng giờ cố gắng và thử lại.
Các dự án có thể giống như câu đố đó. Khi bạn
đã chìm đắm trong đó, mọi ý tưởng đều trở thành vàng bạc, mọi kế hoạch đều trở
nên hoàn hảo. Nhưng đôi khi, điều bạn cần là một góc nhìn mới mẻ. Một người
không hiểu sâu về sự phức tạp của dự án. Một
người có thể cung cấp một nhận xét khách quan.
Giả sử bạn đang thực hiện một chiến dịch tiếp
thị mới. Bạn và nhóm của bạn có thể bị thuyết phục rằng một góc độ cụ thể mang
tính cách mạng. Nhưng nhờ một người nào đó từ bên ngoài, có thể là một người
nào đó từ bộ phận tài chính hoặc thậm chí một người bạn từ một ngành hoàn toàn
khác, đến xem có thể sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn. Họ có thể đặt câu hỏi về những điều
bạn cho là hiển nhiên hoặc chỉ ra những cạm bẫy tiềm ẩn mà bạn chưa từng cân nhắc.
Những lời chỉ trích, đặc biệt là từ bên thứ
ba khách quan, không phải là điều xấu. Trên thực tế, nó giống như việc huấn luyện
viên thể dục thúc đẩy bạn tập thêm lần nữa. Chắc chắn, điều đó sẽ khiến bạn
không thoải mái trong giây lát nhưng nó đảm bảo rằng bạn đang dẫn đầu cuộc chơi
của mình.
Vì vậy, lần tới khi bạn chuẩn bị hoàn thành một
kế hoạch, hãy mời ai đó có quan điểm mới mẻ. Hãy để họ chọc lỗ. Biết ơn và
chấp nhận phản hồi của họ . Bởi vì một kế hoạch có thể chịu đựng được những
lời chỉ trích? Đó là một kế hoạch tốt.
KẾT LUẬN
Hãy thực tế: Tất cả chúng ta đều
là những người mơ mộng. Chúng ta hình dung ra những kế hoạch lớn lao và đôi
khi, vì quá nhiệt tình, lại bỏ qua những chi tiết vụn vặt. Và điều đó không sao
cả; ước mơ lớn là nơi sự đổi mới bắt đầu. Nhưng chúng ta cũng nên nhớ rằng một
con tàu không có bánh lái sẽ đi bất cứ nơi nào thủy triều cuốn đi.
Ngụy biện lập kế hoạch rất giống với con tàu
không có bánh lái. Thật dễ dàng để bị cuốn vào hiện tại của nó. Nhưng giờ đây,
được trang bị những hiểu biết sâu sắc và chiến lược, bạn đã có cơ hội chiến đấu
để định hướng rõ ràng và điều hướng có mục đích.
Hãy nhớ rằng, đó không phải là sự bi quan mà là chủ nghĩa hiện thực. Đó là việc cân bằng những ước mơ lớn lao của chúng ta với những khó khăn thực hiện. Đó là việc nhận ra những điểm mù của chúng ta và mời những người khác tham gia để soi sáng chúng. Bởi vì xét cho cùng, kế hoạch chỉ là một hướng dẫn. Điều quan trọng là hành trình, khả năng thích ứng và khả năng phục hồi để tiếp tục di chuyển, ngay cả khi gió đổi chiều.
