Bạn có bao giờ thấy mình chần chừ khi giao một nhiệm vụ, ngay cả khi bạn đang ngập trong công việc không? Đừng lo lắng, bạn không phải là người duy nhất. Xu hướng của con người là muốn kiểm soát mọi thứ.
Nhiều nhà quản lý cảm thấy khó chịu khi
nghĩ đến việc giao nhiệm vụ hoặc quyết định, ngay cả khi rõ ràng là họ sẽ được
hưởng lợi từ việc đó. Trớ trêu thay, trong các tổ chức lớn, điều ngược lại cũng
có thể đúng. Các quyết định nảy ra như một củ khoai tây nóng, được truyền từ
người này sang người khác, khiến năng suất trở thành một thách thức.
Một cuộc khảo sát đáng chú ý từ SHL, một
công ty kiểm tra tâm lý của Hoa Kỳ, tiết lộ rằng các nhà quản lý dành khoảng
14% thời gian của họ để sửa chữa các nhiệm vụ hoặc sửa chữa những sai lầm ngớ
ngẩn của nhân viên. Con số này thậm chí còn tăng cao hơn ở những nơi có động
lực phân cấp mạnh mẽ, đạt 24% ở Hồng Kông và 20% ở Ấn Độ.
Nhưng liệu nỗi sợ mắc sai lầm có phải là
yếu tố cản trở duy nhất ngăn cản những người quản lý ủy quyền, giao việc? Chúng
ta hãy cùng nhau giải tỏa sự điều này.
TẠI SAO CHÚNG TA NGẦN NGẠI KHI GIAO VIỆC
Thời gian ngắn
Khi bạn bị ngập trong công việc, việc tự mình đảm nhận tất
cả các nhiệm vụ có thể giống như một cách giải quyết nhanh chóng. Ủy quyền giao
việc? Điều đó có vẻ như chỉ làm tăng thêm gánh nặng của bạn. Phải mất thời gian
để giải thích nhiệm vụ và không có gì đảm bảo rằng nó sẽ được thực hiện đúng. Vì
vậy, bạn xắn tay áo lên và tự mình giải quyết, tin rằng mình đang đi trên làn
đường cao tốc để hoàn thành.
Tuy nhiên, mặc dù việc giao một nhiệm vụ có vẻ như là một
khởi đầu chậm chạp nhưng nó thường là tấm vé giúp bạn có thêm thời gian trong
tương lai. Hãy coi đó như một khoản đầu tư - thêm một chút thời gian hôm nay để
tiết kiệm nhiều hơn vào ngày mai.
Lấy ví dụ, chuẩn bị một báo cáo hàng tháng. Bạn có thể mất
hai giờ mỗi tháng. Bây giờ hãy tưởng tượng dành thêm một giờ trong tháng này để
đào tạo một thành viên trong nhóm làm việc đó. Chắc chắn là ba giờ trong tháng
này. Nhưng tháng tới, mức độ tham gia của bạn giảm xuống mức 0. Bạn đã dành
thêm một giờ nhưng từ nay về sau bạn sẽ tiết kiệm được hai giờ. Đó là khoản lãi
ròng bắt đầu ngay trong tháng tới và số tiền tiết kiệm được sẽ tiếp tục tăng
lên.
Đây là sự ủy quyền như một động thái hướng tới tương lai,
một chi phí trả trước mang lại lợi ích về lâu dài. Đó không phải là một gánh
nặng; đó là một chiến lược để lấy lại thời gian của bạn.
Chủ nghĩa hoàn hảo
Những người cầu toàn thường cảm thấy
mình là người bảo vệ chất lượng. Trong suy nghĩ của họ, việc làm cho mọi việc
trở nên đúng đắn là tùy thuộc vào họ và chỉ họ. Ủy quyền? Điều đó nghe có vẻ
giống như yêu cầu hạ cấp, bởi vì không ai khác có thể đáp ứng được tiêu chuẩn
cao ngất trời của họ?
Những cá nhân đòi hỏi khắt khe này có thể
lo lắng rằng một kết quả kém hoàn hảo không chỉ ảnh hưởng đến công việc mà còn
ảnh hưởng đến họ. Họ sợ danh tiếng của mình bị ảnh hưởng nhiều hơn là
khối lượng công việc tăng thêm. Vì vậy, họ giữ chặt nhiệm vụ của mình vì sợ
rằng buông bỏ cũng đồng nghĩa với việc để tuột mất các tiêu chuẩn.
Nhưng đây mới là điểm mỉa mai: việc theo
đuổi công việc hoàn hảo nếu chỉ thực hiện một mình chắc chắn dẫn đến kiệt sức
và căng thẳng. Thay vì đảm bảo sự hoàn hảo, đảm nhận quá nhiều việc sẽ trở
thành rào cản cho việc hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và giữ được sự tỉnh
táo. Khi hướng tới sự hoàn hảo, họ có nguy cơ không đạt được sự hoàn hảo cũng
như sự hoàn thiện.
Khoảng cách tin cậy
Đối với những người chủ yếu hoạt động một
mình hoặc đã từng mắc sai lầm khi ủy quyền trong quá khứ, việc giao lại quyền
điều hành không chỉ khó — mà gần như là không thể. Họ đưa ánh mắt nghi ngờ, tự
hỏi liệu nhóm của họ có thực sự đủ khả năng để hoàn thành công việc hay không.
Khoảng cách tin cậy này không chỉ cản trở
họ giao việc; nó cám dỗ họ lướt qua một vài nhiệm vụ mà họ thực hiện, dẫn họ
vào bãi mìn quản lý vi mô. Và đoán xem? Nó không chỉ là về sự kém hiệu quả mà còn
là sự khó chịu và càu nhàu. Kết quả là tinh thần sa sút và kết quả công việc
không mấy xuất sắc.
Khi cố gắng né tránh một rủi ro có thể
nhận thấy được, họ đã vô tình tạo ra một rủi ro thực sự. Họ đang cố gắng thực
hiện đúng dự án nhưng cuối cùng lại trở thành trở ngại lớn nhất của chính họ.
Thế lưỡng nan của chuyên gia
Khi bạn là chuyên gia trong một lĩnh vực
cụ thể, bạn sẽ dễ dàng cảm thấy mình là người hùng cho mọi nhiệm vụ. Việc bàn
giao công việc có thể giống như một khởi đầu cho những sai sót và kết quả hạng
hai.
Những chuyên gia này, tự hào về chuyên
môn của mình, thường trở thành người rất nguyên tắc đối với phương án xử lý công
việc. Do có nhiều cách tiếp cận khác nhau nên phương án xử lý có thể khác nhau;
nhưng đối với chuyên gia, các phương an khác mình luôn tồn tại những sai lầm
tiềm ẩn.
Thế nhưng giao nhiệm vụ cho người khác chính
là chìa khóa để trở thành một chuyên gia giỏi hơn nữa. Bằng cách giải phóng
không gian và thời gian tinh thần để tìm hiểu sâu hơn về chuyên môn đó hoặc tìm
kiếm những lĩnh vực mới để chinh phục.
Bám sát mọi nhiệm vụ không phải là cách làm
chính xác; nó đang kìm hãm tiềm năng phát triển của bạn. Và ủy quyền có thể
chính là điều cho phép bạn đạt đến level cao hơn.
Mục tiêu không rõ ràng
Nếu bạn không biết mình đang đi đâu, việc
đưa bản đồ sẽ không giúp ích gì. Khi người lãnh đạo không chắc chắn về kết thúc
của một nhiệm vụ, việc chuyển giao nhiệm vụ đó cũng giống như chơi trò điện
thoại hỏng — thông điệp kết thúc sẽ bị lộn xộn. Đó là tấm vé một chiều dẫn đến
những sai lầm và kết quả mờ nhạt.
Nếu bạn muốn quá trình ủy quyền diễn ra
suôn sẻ, hãy bắt đầu bằng việc tạm dừng. Trước khi ủy quyền, hãy tập trung vào
mục tiêu của bạn, xác định những kết quả mà bạn đang theo đuổi, vạch ra kế
hoạch và đặt ra những kỳ vọng đó một cách thẳng thắn và trao đổi rõ rang với người
được ủy quyền.
Thiếu kỹ năng ủy quyền
Giao việc không chỉ là nói “Bạn hãy làm
việc này”. Đó là về việc biết những nhiệm vụ nào cần thực hiện, cách sắp xếp
giai đoạn rõ ràng cho chúng, đưa ra những động lực hữu ích khi cần thiết và
điều khiển con tàu mà không cần chỉ huy nó. Nếu người lãnh đạo không được trang
bị những kỹ năng này, việc giao nhiệm vụ có thể giống như đang đi trong bóng
tối.
Vì vậy, làm thế nào để bạn nâng cao kỹ năng
ủy quyền? Hãy học tập và thực hành nó thường xuyên. Cho dù đó là thông qua các
buổi đào tạo, hợp tác với một người cố vấn dày dạn kinh nghiệm hay chỉ nhận
được gợi ý từ những người đã quen với công việc, thì việc nâng cao trình độ ủy
quyền là điều có thể thực hiện được.
Nếu việc ủy quyền giống như một cây cầu
lung lay thì đã đến lúc củng cố nó. Không cần phép thuật, chỉ cần một chút học
hỏi và thực hành.
KẾT LUẬN
Giao việc hay ủy quyền không phải là mất
kiểm soát; nó đang chọn cách lãnh đạo khác đi. Đó là việc đánh đổi màn solo để
lấy một bản giao hưởng - đa dạng, hài hòa và vang dội. Nó thể hiện 1 điều là làm
là cùng nhau, chúng ta không chỉ nhanh
hơn; chúng ta còn làm tốt hơn.
